“Hoe wordt bepaald welke artikelen hier op voorraad liggen?”
Dit was een van onze eerste vragen tijdens een ontwerpproject voor een nieuw te bouwen magazijn. Vanwege scheefgroei in vraag- en aanbod van voorraadhoudend assortiment, een overvol magazijn en slinkende marges plaatsten we dit onderwerp op de agenda.
Het assortiment bepaalt namelijk direct hoe de opslagruimte, processen en logistieke stromen moeten worden ingericht.
In dit artikel voor het vakblad Warehouse Totaal delen we onze inzichten op het gebied van organisatie, selectiecriteria, aansturing en een stapsgewijze methode om, gezamenlijk, tot een goed onderbouwd voorraadgestuurd assortiment te komen.
Laten we starten met wat achtergrond.
‘Ons’ assortiment: iedereen vindt er iets van
Het wordt druk aan tafel als het onderwerp ‘assortiment keuze’ aan bod komt.
Als onderdeel van de bedrijfsstrategie kent het fenomeen vele ‘stakeholders’ bij wie de emoties soms hoog oplopen vanwege de (soms) tegengestelde belangen.
Sales wil een zo breed en diep mogelijk assortiment om zo veel mogelijk klanten te winnen met maximalisering van omzet. Category managers selecteren binnen hun eigen segment een assortiment dat past bij de winkelindeling en in lijn is met de beoogde marge. Inkoop krijgt de opdracht om voorraad in te kopen tegen zo laag mogelijke kosten (lees: voordeel bij bulk inkoop). Logistiek moet zorgen efficiënte processen (lees lage kosten) voor inslag, opslag, picken en verpakken, ongeacht of het nu boutjes en moertjes zijn of een kampeerset die slechts 3 maanden wordt verkocht. Finance kijkt als ‘toezichthouder’ mee en tikt afdelingen op de vingers als de omzet achterblijft of de marge terugloopt, vanwege stijgende voorraad- of ‘handling’ kosten.
De tegenstrijdigheid in belangen ontstaat doordat een gemeenschappelijk doel ontbreekt en er geen of te beperkte beslissingscriteria bekend zijn waar een product aan moet voldoen voordat het op voorraad wordt gelegd. Criteria in lijn met de bedrijfsstrategie, onderbouwd met kosten-baten analyses en onderdeel van de aansturing ontbreken.
Waar te beginnen?
Overtuiging door inzicht
Het is verleidelijk om direct in de cijfers te duiken, maar daarmee wordt een belangrijke stap overgeslagen. Assortimentssamenstelling en -besturing is een integraal bedrijfsproces dat medewerking en instemming vereist van alle afdelingen die er dagelijks mee werken:
Supply Chain Management (indien aanwezig als bedrijfsonderdeel)
Sales
Product Management
Inkoop / Category Management
Logistiek
Finance
Om iedereen te overtuigen van het belang, helpt het om vooraf inzicht te bieden in de consequenties en met name de verborgen kosten van de huidige assortiment indeling.
Denk hierbij aan:
Kostenvergelijking van direct verdelen van frequent binnenkomende artikelen over openstaande orders versus picken van minder frequent geleverde voorraadartikelen en bijbehorende voorraadkosten. Maak de vergelijking voor een klein, medium en groot product. In hoeverre bezetten bulk inkopen lange tijd dure magazijn m²?
De werkelijke kosten van het op voorraad houden van een product dat nauwelijks of niet verkoopt. Hoe lager de omloopsnelheid van een product, hoe hoger de verkoopprijs moet zijn om te voorkomen dat het verlieslijdend deel van het assortiment wordt.
Kosten van breuk voor schadegevoelig assortiment (fragiele producten zoals bijvoorbeeld vazen).
Langere picktijden door extra loopmeters omdat producten vanwege specifieke karakteristieken (zoals bijvoorbeeld gevaargoed) op een separate locatie moeten liggen.
Complexiteit in personeelsplanning vanwege:
Niche producten met een onvoorspelbaar vraagpatroon;
Ongelabelde artikelen die van barcode moeten worden voorzien voordat ze op voorraad kunnen worden gelegd.
Selectiecriteria: maatwerk voor ieder bedrijf
Als uit bovengenoemde inzichten de verborgen kosten en risico’s zichtbaar zijn gemaakt en daarmee het belang van een integraal assortimentsbeleid is aangetoond, wordt het tijd om de criteria vast te stellen waaraan een product moet voldoen om op voorraad te mogen liggen.
Bij start-ups worden keuzes nogal eens gemaakt op basis van onderbuikgevoel of lage inkoopprijzen, terwijl volwassen bedrijven ooit selectiecriteria hebben opgesteld die vervolgens nooit meer geëvalueerd en indien nodig bijgesteld zijn.
Welke aspecten een rol spelen, zal per bedrijf verschillen op basis van organisatie type (bijvoorbeeld Retail, groothandel of e-Commerce), de Supply Chain inrichting en hun producten qua waarde en volume.
Enkele criteria die we hierbij gebruiken in onze dagelijkse praktijk, zijn:
Contractuele verplichting: de klant eist (en betaalt ervoor!) dat het op voorraad ligt, ongeacht alle andere criteria
XYZ criterium op aantal orderregels, omzet èn marge
Minimum aantal maanden waarin het product is verkocht
Minimum aantal verkooppunten (filialen, winkels) dat het product heeft verkocht
GMROI (Gross Margin Return On Inventory) wat inzicht geeft in de winstgevendheid van een product. (opbrengst per geïnvesteerde Euro in voorraad)
Productafmetingen en gewichten (minimaal aantal stuks dat in een picklocatie past)
Breuk gevoeligheid
Inrichting en aansturing
De genoemde criteria kunnen pas worden ingevuld als de achterliggende data beschikbaar en correct is. Vanwege de behoefte aan zowel financiële data, productmastergegevens en logistieke informatie zal uit verschillende IT systemen data moeten komen, zoals ERP en WMS. Door deze databronnen te koppelen aan visualisatie tools zoals Power BI kan één centrale waarheid worden gecreëerd die alle afdelingen inzicht geeft in de impact van hun keuzes.
Een essentieel en niet te onderschatten onderdeel van dit proces is controle op databeschikbaarheid, compleetheid en integriteit. Als de onderliggende velden maar voor de helft gevuld zijn of niet correcte waarden bevat, is de uitkomst onbruikbaar. Het projectteam heeft medewerkers nodig met domeinkennis van de processen én beschikbare data in de IT-systemen.
Resultaat: effectiever assortiment met hoger rendement en gezonde basis voor magazijnontwerp en -optimalisatie
Het is goed om te realiseren dat een toename van het aantal selectiefilters het aantal voorraadhoudende SKU’s steeds verder reduceert. Met behulp van een assortimentkeuzemodel kan mbv diverse instellingen een goede balans worden gevonden in de indeling voorraadhoudend en ordergestuurd.
Het resultaat is een assortiment waar iedereen tevreden mee is, omdat duidelijk is waarop keuzes zijn gebaseerd, actieve sturing mogelijk is en emoties niet meer de boventoon voeren.
Door strategisch naar het assortiment te kijken kunnen bedrijven hun logistieke processen optimaliseren, service verhogen én kosten verlagen.
コメント